DIN EN 9100: Voraussetzungen für die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems in der Luft- und Raumfahrt und der Verteidigung – Teil 2

In der Luft- und Raumfahrt sowie in der Verteidigungsindustrie gelten besonders strenge Anforderungen: Qualität, Sicherheit und Rückverfolgbarkeit sind hier keine Kür, sondern Voraussetzung. Doch auch kleine und mittelständische Unternehmen können in diesem Segment bestehen – vorausgesetzt, sie schaffen die notwendigen strukturellen und prozessualen Grundlagen. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Zertifizierung nach dem international anerkannten Qualitätsmanagementstandard DIN EN 9100. Für die Einführung eines DIN-EN-9100-Managementsystems gibt es unterschiedliche Wege. Der im Rahmen dieser zweiteiligen Fachbeitragsreihe aufgezeigte mögliche, klar strukturierte Projektansatz unterteilt den Weg zur Zertifizierung in sechs aufeinander aufbauende Phasen – vom ersten Abgleich mit der Norm bis zur erfolgreichen Zertifikatserteilung.

Teil 1 hat sich mit den Phasen eins bis drei beschäftigt:

• Phase 1 – Gap-Audit: der entscheidende Ausgangspunkt
• Phase 2 – Implementierung und dokumentierte Informationen: Struktur schafft Klarheit
• Phase 3 – Abweichungen und Korrekturmaßnahmen

Teil 2 dieses Fachbeitrags widmet sich nun den Phasen vier bis sechs – vom Realitätstest über die externe Bewertung bis zur Zertifikatserteilung.

Phase 4 – Wirksamkeitsprüfung und interne Audits: Der Realitätstest

Nach der Bearbeitung festgestellter Nichtkonformitäten sowie der Umsetzung aller Korrekturmaßnahmen aus Phase 3 stellt sich die entscheidende Frage: Erreichen die eingeführten Maßnahmen die beabsichtigten Ergebnisse und bewähren sie sich im operativen Alltag?

Daher ist die Wirksamkeit aller umgesetzten Maßnahmen, insbesondere von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen, systematisch zu überprüfen. Ziel ist es sicherzustellen, dass identifizierte Ursachen nachhaltig beseitigt wurden und keine unerwünschten Nebenwirkungen entstanden sind.

Ein wesentliches Instrument hierfür sind interne Audits. Sie dienen dazu, die Konformität und Wirksamkeit des Managementsystems zu bewerten, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und Schwachstellen frühzeitig aufzudecken. Typische Auditfragestellungen sind:

• Sind Prozesse eindeutig definiert und dokumentiert?
• Werden die festgelegten Abläufe wirksam umgesetzt?
• Sind Verantwortlichkeiten und Schnittstellen klar geregelt?
• Werden Anforderungen in Fertigung, Infrastruktur und unterstützenden Bereichen eingehalten?
• Sind Prozess- und Leistungskennzahlen (KPIs) vorhanden und werden sie genutzt?
• Sind dokumentierte Informationen vorhanden, gelenkt und fehlerfrei?
• Sind Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP) etabliert?
• Sind Qualifikation und Schulungsstand der Mitarbeitenden ausreichend und aktuell?

Für eine aussagekräftige Wirksamkeitsbewertung ist häufig ein angemessener zeitlicher Abstand zwischen Umsetzung und Überprüfung erforderlich. Erst dadurch lässt sich beurteilen, ob Prozesse dauerhaft stabil funktionieren und nachhaltige Ergebnisse erzielen.

Im Idealfall schließt sich an dieser Stelle der nächste PDCA-Zyklus an. Das Ziel besteht nicht in einer kurzfristigen Fehlerkorrektur, sondern in einer nachhaltigen kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse und der langfristigen Sicherstellung ihrer Wirksamkeit.

Phase 5 – Externe Bewertung und Zertifizierung: Von Stage 1 zu Stage 2

Das Qualitätsmanagementsystem ist aufgebaut, die Prozesse sind definiert und umgesetzt. Interne Audits wurden durchgeführt, Abweichungen bearbeitet und die Managementbewertung hat stattgefunden. Jetzt folgt der unabhängige Blick von außen durch eine akkreditierte Zertifizierungsstelle.

Mit Phase 5 beginnt die offizielle Zertifizierung. Dabei ist eine Unterscheidung wichtig: Stage 1 bewertet die Bereitschaft für Stage 2. Das Stage 2 Audit ist das eigentliche Zertifizierungsaudit.

Stage 1 – Ist das Unternehmen bereit?

Im Stage-1-Audit verschafft sich der Auditor zunächst einen Überblick über die Organisation und den Reifegrad des Qualitätsmanagementsystems. Betrachtet werden unter anderem der Geltungsbereich, die relevanten Prozesse und deren Wechselwirkungen sowie die erforderlichen dokumentierten Informationen.

Eine wichtige Rolle spielen auch die bereits durchgeführten internen Audits und die Managementbewertung. Sie zeigen, ob sich die Organisation selbst mit der Konformität und Wirksamkeit ihres Managementsystems auseinandergesetzt hat.

Aus Sicht des Auditors lautet die zentrale Frage: Ist das System ausreichend implementiert und ist die Organisation bereit für Stage 2? Werden im Stage 1 Sachverhalte festgestellt, die diese Bereitschaft beeinträchtigen können, müssen sie vor Stage 2 angemessen bearbeitet werden.

Zwischen Stage 1 und Stage 2 liegen in der Praxis häufig etwa ein bis drei Monate. Der tatsächliche Zeitraum hängt insbesondere von den Ergebnissen des Stage 1-Audits und der Abstimmung mit der Zertifizierungsstelle ab. Diese Zeit sollte genutzt werden, um offene Punkte zu bearbeiten und die erforderlichen Nachweise für Stage 2 sicherzustellen.

Stage 2 – Das eigentliche Zertifizierungsaudit

Im Stage 2-Audit geht es um die tatsächliche Umsetzung und Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems. Jetzt muss das Unternehmen anhand objektiver Nachweise (Objective Evidence) zeigen, dass die Anforderungen der DIN EN 9100 nicht nur beschrieben, sondern in den Prozessen wirksam umgesetzt werden.

Der Auditor verfolgt Prozesse anhand von Stichproben, führt Interviews mit Management, Mitarbeitenden und Prozessverantwortlichen und bewertet Aufzeichnungen sowie weitere Nachweise. Neben den grundlegenden QMS-Anforderungen stehen dabei insbesondere DIN-EN-9100-spezifische Themen wie operatives Risikomanagement, Konfigurationsmanagement, Produktsicherheit, Vermeidung gefälschter Teile, FOD-Prävention und die Steuerung externer Anbieter im Fokus.

Ein Auditor möchte dabei nicht nur hören: „Das machen wir so.“ Er möchte anhand objektiver Nachweise erkennen: „So haben wir es tatsächlich gemacht – und so haben wir die Wirksamkeit nachgewiesen.“

Was passiert bei Nichtkonformitäten?

Werden in Stage 2 Nichtkonformitäten festgestellt, müssen diese entsprechend den Vorgaben des Zertifizierungsverfahrens bearbeitet werden. Dabei geht es nicht nur darum, den festgestellten Fehler zu korrigieren: Die Ursache muss analysiert, eine geeignete Korrekturmaßnahme umgesetzt und deren Wirksamkeit nachgewiesen werden. Gerade der Umgang mit Nichtkonformitäten zeigt einem Auditor viel über den Reifegrad eines Managementsystems.

Und dann kommt das Zertifikat?

Nicht unmittelbar. Nach Abschluss des Stage-2-Audits bewertet die Zertifizierungsstelle die Auditergebnisse und die Abstellmaßnahmen von Nichtkonformitäten. Anschließend erfolgt die Zertifizierungsentscheidung. Erst nach einer positiven Entscheidung wird das DIN EN 9100-Zertifikat erteilt.

Zur Übersicht kurz zusammengefasst:

• Stage 1: Ist die Organisation bereit für das Zertifizierungsaudit?
• 1 bis 3 Monate: offene Punkte bearbeiten und Stage 2 vorbereiten.
• Stage 2: Ist das QMS normkonform umgesetzt und anhand objektiver Nachweise wirksam?
• Zertifizierungsentscheidung: Sind die Voraussetzungen für die Erteilung des Zertifikats erfüllt?

Ein Zertifikat sollte dabei nicht das eigentliche Ziel sein, sondern das Ergebnis eines funktionierenden und gelebten Qualitätsmanagementsystems.

Phase 6 – Zertifikatserteilung und OASIS: Ein Meilenstein, kein Endpunkt

Nach Abschluss des Zertifizierungsverfahrens und positiver Zertifizierungsentscheidung erhält das Unternehmen das DIN-EN-9100-Zertifikat. Die Zertifizierung erfolgt in einem dreijährigen Zyklus. In beiden Folgejahren werden jährliche Überwachungsaudits durchgeführt; das erste Überwachungsaudit findet dabei fristgebunden innerhalb von zwölf Monaten nach der Zertifizierungsentscheidung statt. Vor Ablauf des dritten Jahres erfolgt das Rezertifizierungsaudit für den nächsten Zertifizierungszyklus.

Des Weiteren erfolgt der Eintrag in die OASIS-Datenbank (Online Aerospace Supplier Information System). OASIS ist die zentrale internationale Datenbank des IAQG-Zertifizierungssystems. Sie enthält unter anderem Informationen zum Zertifizierungsstatus von Organisationen sowie – abhängig von den jeweiligen Zugriffsrechten – Auditinformationen.

Die Registrierung in der OASIS-Datenbank und die Benennung eines OASIS-Administrators sind verpflichtend. Der OASIS-Administrator verwaltet die Benutzerrechte sowie die hinterlegten Unternehmensinformationen und steuert den Zugriff auf die Auditinformationen. Verweigert ein zertifiziertes Unternehmen die OASIS-Teilnahme oder die Benennung eines Administrators, sind die Zertifizierungsstellen nach den IAQG-Regeln (AS/EN 9104-1) verpflichtet, das Zertifikat zu widerrufen. Bis zur Veröffentlichung in OASIS dient das ausgestellte DIN-EN-9100-Zertifikat als offizieller Nachweis der erfolgreichen Zertifizierung gegenüber Kunden.

Wirtschaftlicher Nutzen

Ein wirksames Managementsystem schafft sowohl intern – durch stabile und beherrschte Prozesse – als auch extern – durch Vertrauen und Wettbewerbsfähigkeit – einen nachhaltigen Mehrwert.

Die Vorteile gehen weit über die Zertifizierung hinaus:

• verbesserte Voraussetzungen für den Zugang zu internationalen Luftfahrt-, Raumfahrt- und Verteidigungslieferketten
• Sichtbarkeit als zertifiziertes Unternehmen
• gestärktes Vertrauen bei Kunden und Partnern
• stabilere Prozesse, geringere Fehlerquoten und niedrigere Nacharbeitskosten
• verbesserte Compliance und reduzierte Haftungsrisiken

Kurz gesagt: Das System wirkt nicht nur im Inneren des Unternehmens, sondern auch nach außen.

Fazit – Was den Unterschied macht

Der Weg zur DIN-EN-9100-Zertifizierung ist anspruchsvoll, aber gut umsetzbar. Entscheidend sind:

• klares Commitment des Top-Managements
• ein fundiertes Gap-Audit
• konsequente Abarbeitung möglicher Abweichungen
• messbare Wirksamkeit
• gut geschulte, eingebundene und motivierte Mitarbeitende

Und vielleicht der wichtigste Gedanke zum Schluss: Die DIN-EN-9100-Zertifizierung ist nicht ausschließlich ein Ziel. Sie ist der Anfang eines Systems, das auf nachhaltige Produktqualität, Zuverlässigkeit, die Sicherung der gesamten Lieferkette und kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist.

Projektphasen im Überblick

Mit einem strukturierten Projektansatz in sechs Phasen zur EN-9100-Zertifizierung:

Phase	Inhalt
1	Gap-Audit – Reifegrad und Abweichungen zur DIN EN 9100 ermitteln, Maßnahmenplan erstellen
2	Implementierung & dokumentierte Informationen – Prozesse aufbauen und risikobasiert gestalten (inkl. Operational Risk Management)
3	Abweichungen & Korrekturmaßnahmen – Gap-Feststellungen mit wirksamer Ursachenanalyse abarbeiten
4	Wirksamkeitsprüfung & interne Audits – Wirksamkeit nachweisen, PDCA-Zyklus
5	Externe Zertifizierung – Stage 1 und Stage 2 durch die akkreditierte Zertifizierungsstelle
6	Zertifikatserteilung & OASIS – Zertifikat, Überwachungsaudits und verpflichtender OASIS-Eintrag

 

Über den Autor
Tobias Mangelkramer ist interner Auditor für ISO 9001, DIN EN 9100 und ISO 27001. Er ist bei einem großen EMS-Dienstleister tätig und leitete zu Beginn seiner Laufbahn die Abteilung Engineering in einem Profit-Center. Heute arbeitet er seit 13 Jahren im Bereich integrierte Managementsysteme. Die Normen DIN EN 9100 sowie Nadcap AC 7120 bilden einen besonderen fachlichen Schwerpunkt seiner Tätigkeit.

Kontakt: mangelkramer@googlemail.com

FAQ: DIN EN 9100 Zertifizierung für den Mittelstand

Was ist die DIN EN 9100?

Die EN 9100 ist ein Qualitätsmanagementsystem-Standard speziell für die Sektoren
Luftfahrt, Raumfahrt und Verteidigung.

Warum ist die DIN EN 9100 so relevant?

Für mittelständische Unternehmen fungiert sie als strategischer Türöffner in die Sektoren Luftfahrt, Raumfahrt und Verteidigung.

Kann auch ein Kleinunternehmen die DIN EN 9100 einführen?

Ja, wenn die Prozesse und Strukturen dafür konsequent ausgerichtet werden.

Wie unterscheidet sich die DIN EN 9100 von der ISO 9001?

Die DIN EN 9100 basiert auf der ISO 9001, erweitert diese jedoch um verschiedene Anforderungen wie zum Beispiel: Konfigurationsmanagement, Verhinderung und Auffinden von Fremdkörpern (FOD), Rückverfolgbarkeit von Bauteilen und Prozessen, formelle Erstmusterprüfung, Projektmanagement, operatives Risikomanagement, Human Factors sowie Awareness einschließlich ethischen Verhaltens.

Ändert sich künftig die Normbezeichnung?

Perspektivisch plant die IAQG, das bisherige Normpräfix (AS bzw. EN) bei künftigen Revisionen der 9100-Reihe durch ein einheitliches „IA“-Präfix zu ersetzen.

Wie läuft die Einführung der DIN EN 9100 ab?

Die Implementierung folgt einem bewährten 6-Phasen-Vorgehen (je nach Beratungsansatz) – vom initialen Gap-Audit mit Maßnahmen über den späteren Stage-1-Audit bis zum Stage-2-Audit (Zertifizierungsaudit) mit Zertifikatserteilung.

Wie lange dauert die Implementierung?

Je nach Reifegrad des Unternehmens sollten ca. 24 Monate eingeplant werden, insbesondere wenn noch kein Managementsystem vorhanden ist.

Mit welchen Kosten für die Einführung der DIN EN 9100 müssen Unternehmen rechnen?

Die Kosten können in Abhängigkeit von Größe und Konformitätsgrad des Unternehmens im fünfstelligen bis niedrigen sechsstelligen Bereich liegen, inklusive internem Aufwand, Zertifizierungskosten und möglicher externer Beratung.

Welche Methoden helfen bei der Ursachenanalyse und zur Vorbeugung von Fehlern?

Vor allem professionelle Fehler-Ursachenanalysen wie die 5-Why-Methode, der 8D-Report und das Ishikawa-Diagramm (Ursache-Wirkungs-Diagramm) unterstützen das Abstellen von Fehlern und tragen zu verbesserter Prozessqualität bei. Im Rahmen des betrieblichen Risikomanagements können Fehlermöglichkeits- und Einflussanalysen (FMEA) eingesetzt werden, um potenzielle Fehler und deren Auswirkungen frühzeitig zu identifizieren, zu bewerten und geeignete Maßnahmen einzuleiten.

Welchen konkreten Nutzen bringt die Zertifizierung?

Unternehmen profitieren über das Zertifikat hinaus von sinkenden Fehlerquoten, optimierten Kennzahlen (KPIs), gesteigertem Kundenvertrauen und der Erschließung neuer Märkte.

Ist die Zertifizierung ein einmaliges Projektziel?

Nein. Die Zertifizierung ist der Auftakt zu einem kontinuierlichen, qualitätsorientierten Entwicklungsprozess, der gelebt und ständig verbessert werden soll. Zum Thema kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bietet die IAQG mit dem Aerospace Improvement Maturity Model (AIMM) ein freiwilliges Instrument zur Bewertung des Reifegrads eines DIN-EN-9100-Managementsystems. Es geht mit seinen 26 Bewertungsmodulen über die reine Normkonformität hinaus und zeigt gezielt Verbesserungspotenziale auf. Fünf Reifegradstufen unterstützen die systematische Weiterentwicklung des QMS.